Skanowanie dokumentacji jest usługą, którą nierzadko oferują firmy, zajmujące się także niszczeniem, archiwizacją i przechowywaniem akt. Dlaczego digitalizacja stała się jednym z najważniejszych zadań, powierzanych usługodawcom, specjalizujących się w profesjonalnym zarządzaniu dokumentacją? Dziś to sprawdzamy.
Digitalizacja dokumentów – co sprawia, że firmy tak chętnie się na nią decydują?
- lepsze zagospodarowanie przestrzeni
Tradycyjne archiwum, składające się z papierowych akt, zajmuje sporo miejsca. Odczujemy to szczególnie wtedy, gdy nasza firma prężnie się rozwija, lub gdy po prostu dysponujemy bardzo ograniczoną przestrzenią biurową. Digitalizacja dokumentacji sprawia, że nasza siedziba staje się bardziej przestronna i przez to także bardziej funkcjonalna.
- łatwiejsza praca
Skanowanie dokumentów oznacza, że w jednej chwili zyskujemy dostęp do akt, których potrzebujemy. To przydatne podczas kontaktu z klientami, a także na co dzień, w trakcie wykonywania regularnych obowiązków. Digitalizacja dokumentów zyskuje szczególne znaczenie teraz, gdy model pracy zdalnej zyskuje na popularności.
- bezpieczeństwo
Specjaliści dbają o to, by zdigitalizowane dokumenty były w pełni zabezpieczone. Poszukiwanie akt powinno być tak proste, jak to tylko możliwe. Digitalizacja dokumentacji sprawia, że stało się to banalne.
- możliwość wspólnej pracy
Oczekiwanie na to, aż ktoś z zespołu skończy pracę na konkretnych aktach? Digitalizacja dokumentacji sprawi, że znika ryzyko takich przestojów. Praca przebiega płynnie i w bezstresowych warunkach.
Digitalizacja dokumentów w praktyce – czego potrzebujesz?
Cenna okaże się tutaj specjalistyczna pomoc. Eksperci tacy jak np. RHENUS DATA OFFICE POLSKA dysponują sprzętem, pozwalającym oddać każdy szczegół dokumentu. Oprócz tego stosują też odpowiednią segregację i opis akt, co ułatwia poruszanie się po firmowych zbiorach.