Zasadniczo wszystkie dokumenty oraz inne ważne pisma powinny znaleźć się w archiwum. Co jakiś czas dane papiery powinny być weryfikowane i dopiero wtedy przesyłane dalej. Trzeba przyznać, że taki system zdaje egzamin, ponieważ o wiele łatwiej możemy wyszukać potrzebne dokumenty, nie trzeba przeszukiwać tysięcy różnych stron, co ułatwia wiele rzeczy. Niestety porządkowanie akt to tylko jedna część całego procesu związanego z archiwizacją dokumentów. Oprócz odpowiedniej segregacji całość jest też klasyfikowana do odpowiedniej kategorii.
Odpowiedni podział właściwe rozwiązania
W ten sposób dokumenty znajdują się w odpowiednich teczkach, dzięki czemu łatwiej jest zrozumieć system. Ewidencja w tym wypadku sprawdza się do konkretnego ułożenia dokumentów. Firmy zajmujące się takimi sprawami bardzo często korzystają z własnych kryteriów. Wyjątkiem jest tylko sytuacja, gdy to klient stawia przed daną firmą wymagania i wtedy trzeba w pełni dostosować się do ustalonych kryteriów. Porządkowanie akt to przede wszystkim systematyczny proces i trzeba go zawsze wykonać zgodnie z obowiązującą literą prawa. Zasady, jakie obowiązują tego typu firmy, opierają się na tak zwanej metodyce archiwalnej, która wymusza na pracownikach odpowiednią jakość pracy. Niekiedy w czasie rutynowych działań możemy trafić na wybrakowaną dokumentację.
Niektóre dokumenty trafią do kosza
Niestety w takich przypadkach szczątkowy opis czy rachunek jest zupełnie bezużyteczny, dlatego powinniśmy zniszczyć takie dokumenty razem z materiałami, które są bezpośrednio przeznaczone do utylizacji. Pamiętajmy, że porządkowanie akt to kilka różnych zadań, które ostatecznie łączą się w jeden duży proces i to właśnie on jest finalnym podsumowaniem efektów wykonanej przez nas pracy. Dobrze przygotowana ewidencja pozwoli na łatwe korzystanie z bazy danych. Jeśli klient ma takie życzenie może otrzymać stosowne opracowanie indeks, dzięki czemu jeszcze łatwiej odszuka archiwa. Wszystko to sprowadza się więc do konkretnego wyboru i to my sami decydujemy, jak ma wyglądać nasze archiwum.