Na co zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe dla swojej firmy?

Na co zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe dla swojej firmy?

Prowadzenie firmy wiąże się ze spełnieniem szeregu różnych formalności. Jedną z nich jest wybór profesjonalnego biura rachunkowego. Jednak na rynku jest sporo takich podmiotów i ciężko w krótkim czasie podjąć dobrą decyzję dotyczącą wyboru. Na jakie czynniki zwrócić uwagę, aby podpisać umowę z dobrym biurem rachunkowym? Sprawdźmy!

Dlaczego warto poczekać z decyzją wyboru biura?

Firmę, niezależnie od jej formy prawnej, będziemy prowadzić przez wiele lat. Stąd decyzja o wyborze biura rachunkowego powinna być przemyślana, aby w przyszłości zapobiec problemom związanych z finansami, rachunkowością czy podatkami w przedsiębiorstwie. Niedoświadczona księgowa może dołożyć nam kosztów związanych z karami za błędne prowadzenie ksiąg rachunkowych, nieprawidłową ewidencję czy nieterminowe zapłaty podatków.

W każdej chwili można zmienić biuro rachunkowe na inne, jednak wiąże się to z wieloma formalnościami. W dodatku wcześniej prowadzone ewidencje trzeba pokazać nowej księgowej, która niekoniecznie będzie chciała współpracować, jeśli księgi prowadzone były wcześniej w zbyt chaotyczny sposób.

Pamiętajmy, że dobra księgowa pomoże nam nie tylko w prowadzeniu księgowości, ale także doradzi, gdy nie będziemy wiedzieli, jakie kroki podjąć. Wesprze w trakcie zmiany formy prawnej działalności czy pomoże zoptymalizować podatki, np. sugerując jakie koszty moglibyśmy wrzucić w poczet prowadzonej firmy.

Zobaczmy więc, co wyróżnia profesjonalne biuro rachunkowe.

Licencja Ministra Finansów

Jest to dokument, który potwierdza umiejętności danej księgowej. Licencja była obowiązkowa dla wszystkich właścicielek biur rachunkowych do końca 2010 roku. Potem została zniesiona. Jednak podmioty, które mogą pochwalić się takim certyfikatem, sprawiają wrażenie bardziej profesjonalnych – mamy pewność, że dana osoba faktycznie nadaje się do pracy w księgowości.

W jakich przypadkach księgowa otrzymuje Licencję Ministra Finansów? Przypadki są dwa.

W pierwszym z nich musi ona ukończyć studia wyższe i otrzymać tytuł magistra na kierunku ekonomicznym oraz z konkretnie określoną specjalizacją, tj. Ze specjalizacją rachunkowość. To jednak nie wszystko. W trakcie trwania studiów lub już po nich musi ona odbyć przynajmniej 3 letnią praktykę w zawodzie.

Drugi przypadek to osoby, które nie mają wykształcenia wyższego. Wystarczy jedynie wykształcenie średnie na ogólnym poziomie. Jednak te osoby obowiązkowo muszą podejść do egzaminu organizowanego przez Ministerstwo Finansów i ukończyć go z wynikiem pozytywnym. Dodatkowo – tak jak w poprzednim przypadku – taka osoba musi odbyć praktykę w księgowości przez minimum 3 lata.

Warto dodać, że bezpłatne lub płatne praktyki w biurze rachunkowym są stricte określone przez prawo. W trakcie odbywania praktyk przyszła księgowa musi:

  • prowadzić ewidencję ksiąg rachunkowych w porządku chronologicznym (najlepiej dla kilku firm jednocześnie);

  • samodzielnie wyceniać wartości aktywów i pasywów w firmie;

  • na podstawie ewidencji przychodów i kosztów ustalać wynik finansowy przedsiębiorstwa;

  • tworzyć sprawozdania finansowe, np. dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Dodatkowe kursy i szkolenia

Licencja Ministerstwa Finansów to nie jedyny dokument, który pokaże nam wiedzę i umiejętności konkretnego biura rachunkowego. W trakcie wyboru ofert zapytajmy księgowych, czy posiadają jakieś dodatkowo ukończone kursy lub szkolenia z certyfikatami.

Prawo rachunkowe i to dotyczące podatków ciągle się zmienia, warto więc wiedzieć, że nasza przyszła księgowa jest na bieżąco ze wszystkimi zmianami i wdraża je w trakcie prowadzenia swojej działalności.

Sprawdźmy również, czy księgowa posiada licencję doradcy podatkowego lub też współpracuje z jakimś certyfikowanym doradcą. Takie udogodnienie sprawi, że w razie zmian stawek podatków czy przepisów dotyczących form prawnych firmy będziemy mogli odpowiednio dostosować swoje działania tak, aby płacone przez nas podatki były jak najmniejsze.

Niektóre certyfikowane kursy dla księgowych to:

  • Kurs podstawowy z księgowością komputerową;

  • Kurs Księga Przychodów i Rozchodów;

  • Kurs rachunkowości na stanowisko samodzielnego księgowego.

Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OOC)

Każde biuro rachunkowe jest zobowiązane do wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. To ubezpieczenia zapewnia odszkodowanie dla właściciela firmy w sytuacji, gdy księgowy lub jeden z jego pracowników popełni błąd w trakcie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Oczywiście takie sytuacje można również rozwiązać polubownie – odszkodowanie otrzymuje się, gdy właściciel firmy docieka prawa do wypłaty na drodze sądowej.

Warto pamiętać, że obowiązkowa jest jedynie podstawowa wersja ubezpieczenia, która obejmuje ewidencję dokumentów na pełnej księgowości oraz księdze przychodów i rozchodów, a także czynności związane z wyliczaniem podatku. Wszystko ponad to, jak np. obsługa kadrowo-płacowa, wymaga wykupienia dodatkowego ubezpieczenia i nie każdej biuro je posiada.

RODO

Istotny przy wyborze profesjonalnego biura rachunkowego jest również sposób przechowywania dokumentacji. Dane, którymi dysponuje biuro to tzw. dane wrażliwe, które należy w odpowiedni sposób chronić przed obcymi.

Zapytajmy, w jaki sposób biuro rachunkowe przechowuje księgi rachunkowe. Czy trzyma je w siedzibie biura, a może poza jego granicami, np. w oddzielnym magazynie? Sprawdźmy także, czy dokumentacja przechowywana jest w formie papierowej czy elektronicznej. Elektroniczna wymagać będzie podjęcia dodatkowych kroków, które zabezpieczą wszelkie dane przez wyciekiem na zewnątrz.

Koszty i zakres usług

Istnieją biura rachunkowe, które specjalizują się tylko w obsłudze jednoosobowych działalności gospodarczych lub takie, które zajmują się księgowością tylko firm budowlanych. Warto więc już na samym początku dowiedzieć się, jaki jest zakres usług danej firmy.

To co będzie nas interesować powinno zależeć od:

  • formy prawnej działalności (jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ryczałt);

  • planów na przyszłość, np. zmiany formy prawnej działalności w przyszłości;

  • tego, czy zatrudniamy pracowników;

  • branży, w której będziemy działać;

  • rodzaju kontrahentów (niektóre biura mogą nie rozliczać firm, które współpracują z zagranicznymi kontrahentami).

Tak jak wcześniej wspomnieliśmy, zapytajmy również o doradztwo podatkowe. Znajomość przepisów związana z podatkiem dochodowym czy VAT u księgowej może Ci oszczędzić wielu dodatkowych kosztów. W niektórych biurach taka usługa doradztwa może być dodatkowo płatna.

A co z kosztami? Cena nie powinna być najważniejszym czynnikiem przy wyborze profesjonalnego biura rachunkowego. Bardziej powinniśmy kierować się jakością świadczonych usług oraz doświadczeniem księgowej i jej pracowników. W dodatku ostateczny koszt, jaki poniesiemy będzie zależał od:

  • miasta, w którym usytuowane jest biuro (w większych miastach koszty prowadzenia księgowości są znacznie wyższe niż w mniejszych miejscowościach);

  • formy prawnej działalności (pełna księgowość spółki z o.o. jest droższa od księgowości uproszczonej na jednoosobowej działalności);

  • wielkości biura rachunkowego (większe i bardziej renomowane pobierać będą większe opłaty);

  • zakresu usług, które świadczy biuro (za obsługę kadrowo-płacową będzie trzeba dopłacić);

  • ilości dokumentów w miesiącu (im większa ilość, tym wyższa cena obsługi księgowości).

Dodatkowo warto sprawdzić, czy księgowa pomaga również w corocznym wyliczeniu podatku w ramach swoich usług czy również za taki dodatek należy dopłacić.

Konstrukcja umowy

Przed ostatecznym podpisaniem umowy o świadczenie usług księgowych, należy dokładnie zapoznać się z zapisami w dokumencie. Sprawdźmy, w jaki sposób dostarczać do biura dokumenty oraz, w jakim terminie to robić. Ważne będą również terminy płatności oraz sposób komunikacji między księgową oraz firmą – np. w sprawie terminów oraz wysokości podatków.

Profesjonalne biuro rachunkowe – co jeszcze musisz wiedzieć?

Jeśli masz czas, odwiedź biuro rachunkowe osobiście. Porozmawiaj z główną księgową, zobacz również jak wygląda specyfika pracy na miejscu. Czy pracownicy wyglądają na wykwalifikowanych? Jak panuje atmosfera? Istotna powinna być również komunikacja. Jeśli w trakcie pierwszej wizyty w biurze widzisz, że coś zgrzyta i masz problemy z porozumieniem się z księgową, lepiej wybierz inne miejsce. W sytuacji stresowej komunikacja jest najważniejsza.

Dobrze jest wybrać biuro rachunkowe z polecenia. Popytaj przyjaciół i znajomych o to, czy znają kogoś zaufanego. Może sami prowadzą firmę i wiedzą, kto się sprawdza, a kto nie? Zajrzyj również do internetu. Poczytaj opinie innych użytkowników na temat biur rachunkowych, na ich stronie lub forach internetowych. Pamiętaj tylko, że kilka negatywnych komentarzy nie powinno przesądzać o Twojej opinii o biurze. Może się zdarzyć, że trafiły tam pod wpływem emocji lub co gorsza od konkurencji. Zachowaj więc rozsądek przy swoim wyborze.

A może własna księgowa lub program do księgowości online?

Zamiast podpisywania umowy z biurem rachunkowym, możesz zdecydować się na zatrudnienie własnej księgowej lub wykupienie abonamentu na dostęp do profesjonalnego programu do księgowości. Jedno i drugie rozwiązanie ma swoje zalety i wady.

Księgowa na miejscu to idealne rozwiązanie dla większych firm, które chcą na bieżąco kontrolować swoje przychody i koszty, oraz potrzebują stałego doradztwa w zakresie podatków. W dodatku profesjonalistka na miejscu doskonale zna specyfikę branży i może reagować na zmiany niemal natychmiastowo. Jednak ponosisz w tym przypadku znacznie wyższy koszt.

Program online to z kolei najlepsze rozwiązanie dla małych firm na uproszczonej księgowości. Często oprogramowania są w taki sposób zaprojektowane, aby jak najbardziej ułatwić przedsiębiorcy przejście przez podstawowe czynności księgowe, takie jak ewidencja dokumentów zakupu i sprzedaży czy wyliczanie podatków. Jest to też relatywnie tani sposób na prowadzenie rachunkowości. Należy jednak pamiętać, że w tym przypadku ponosimy pełną odpowiedzialność za popełnione przez nas błędy – niezależnie czy będą nieumyślne czy nie.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.