Zasada memoriałowa i kasowa – czym się różnią? Kiedy należy je stosować?

Zasada memoriałowa i kasowa – czym się różnią? Kiedy należy je stosować?

Zasada memoriałowa i kasowa – czym się różnią? Kiedy należy je stosować?

Za najważniejszą rzecz uznawaną w rachunkowości uznaje się tzw. zasady memoriałowej, bardzo często jego bliźniaczą opcją jest metoda kasowa. Jednak nie każdy wie czym różnią się te dwie rzeczy, gdyż wbrew pozorom nie jest to, to samo. Dlatego też zagadnienia z dziedziny rachunkowości dla wielu są niezrozumiałe i trudne do pojęcia, ponieważ nie każdy potrafi połapać się w tych wszystkich dużych zawiłościach dotyczących spraw księgowych. Tak, więc jeśli nie wiesz, jaka jest różnica, a chciałbyś się dowiedzieć, chociaż w minimalnym stopniu czym to jest to zapraszam do poniższego artykułu.

Czym jest zasada memoriałowa

Dokładne wyjaśnienie możemy znaleźć w Ustawie o Rachunkowości z 1994 roku dotycząca Zasady memoriału i współmierności. Natomiast w skrócie chodzi o to, aby w księgach rachunkowych musimy ukazać przychody, które nasza firma uzyskała w danym roku podatkowym. Muszą być to wszystkie przychody i nie można niczego pominąć. Dodatkowo musimy nanieść w niej wszystkie koszty wraz z tym za co były poniesione. Jednak należy pamiętać o tym, że chodzi tu o nic innego jak rozliczenie podatku VAT od danej faktury, Dodatkowo należy pamiętać o tym, że dotyczy to każdej firmy, nawet jeśli nie wniosła jeszcze należnej zapłaty.

zasada memoriałowa i kasowa

Zalety stosowania zasady memoriałowej w rachunkowości

Jeśli prowadzimy naszą rachunkowość na bieżąco tj. używanie indeksowania zamiast używania prawdziwych wydatków i przychodów to zobaczymy sami, że używanie do tego zasady memoriałowej przyniesie nam praktycznie same korzyści. Zacznijmy od tego, że dzięki tej metodzie będziemy mieli ukazaną sytuację finansową naszej firmy czarno na białym. Po zastosowaniu tej metody, będziemy mogli bez problemu na bieżąco obserwować jak tworzą się nasze przychody oraz koszta. Pozwoli nam to na otrzymywanie informacji dotyczących naszych wydatków względem otrzymanych korzyści finansowych w danym okresie czasowym. Dodatkową zaletą jest to, że po przeanalizowaniu tych danych możemy dowiedzieć się wiele rzeczy na temat naszej sprzedaży np. jak wyglądają wyniki sprzedaży itp. Spróbujmy sobie z wizualizować sytuację, w której wszystkie te dane muszą zostać wprowadzone do księgi rachunkowej i obliczenie podatku VAT od każdej faktury, która niestety została wystawiona po terminie. Przez to zaczyna robić się spory bałagan. Dlatego w takich sytuacjach idealnie sprawdzi się zasada memoriałowa, która w pewnym sensie stała się podstawową rzeczą w rachunkowości.

Zwiększenie efektywności czytania ksiąg podczas ważnych kontroli

Podczas kontroli o wiele łatwiej jest się tłumaczyć, jeśli wszystkie dane mamy o wiele bardziej czytelne, a dodatkowo wszystko jest poukładane tak jak powinno być. Najważniejsze jest to by data wystawienia faktury była taka sama jak sytuacja za którą została ona wystawiona. Bez czytelnego indeksu wszystko staje się trudniejsze i mniej zrozumiałe czy to dla osoby kontrolowanej, czy kontrolującego. Faktem jest też to, że zasada memoriałowa jest polecana przez Europejską Federację Księgowych. Ze względu na to, że księgi są bardziej przejrzyste i czytelne, a ich weryfikacja o wiele prostsza. Nie wspominając już nawet, o wynajdowaniu potrzebnych informacji.

Wady metody memoriałowej

Jedną z największych wad tej metody jest to, że jest bardzo trudna w zastosowaniu i można się w niej bardzo łatwo pogubić. W porównaniu do zasady kasowej jest o wiele bardziej skomplikowania. Zasada memoriałowa wymaga o wiele większego doświadczenia jeśli chodzi o rachunkowości, a dodatkowo księgowa musi bezbłędnie wręcz z zamkniętymi oczami poruszać się w sferze wpływów oraz wydatków. Przez zastosowanie metody memoriałowej możemy sobie w bardzo łatwy sposób zaburzyć płynność finansowej naszej firmy. Tak, więc jeśli jakiś kontrahent będzie zalegał nam z zapłatą za usługę, to my jako firma musimy i tak zapłacić podatek VAT od tej transakcji, a nie będą to małe pieniądze. Oznacza to tyle, że musimy rozliczać się z kwoty, której jeszcze nawet nie otrzymaliśmy, przez co będziemy bardzo mocno stratni.

Czym jest zasada kasowa?

Zasada kasowa to nic innego jak pewnego rodzaju alternatywa dla zasady memoriałowej, a jej działanie jest całkowicie odwrotny do działania zasady memoriałowej. Tak, więc w metodzie kasowej, liczą się tylko i wyłącznie realne przychody oraz koszta, które wpłynęły w danym momencie oraz zostały poniesione przez przedsiębiorstwo. Sprawozdanie finansowe zasady kasowej uwzględnia nie tylko samo tzw., zdarzenie ekonomiczne, ale także jego finansowy skutek. Jeśli chodzi o samo zaksięgowanie sprzedaży to nie robimy tego w momencie dokonania samej transakcji, ale dopiero gdy kwota związana z tym wydatkiem wpłynie na nasze konto. Można powiedzieć, że metoda ta jest o wiele prostsza to posiada swoje wady. Najważniejszą z nich jest utrudnienie samej analizy finansowej naszego przedsiębiorstwa co wpływa na podjęcie naprawdę ważnych decyzji, które mają wpływ na każde działanie. Zasadę to mogą stosuje się tylko i wyłącznie w niewielkiej ilości sytuacji dotyczącej podatku dochodowego, jak i podatku od towarów. Stosujemy ją najczęściej przy rachunkowości nie pełne, które korzystają z tzw. uproszczonych form prowadzenia księgowości. Natomiast jeśli chodzi o rozliczenia opierające się na podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz ewidencji przychodów to przedsiębiorca może wybrać, z której metody skorzysta. Musi jednak pamiętać o tym, że jeśli skorzysta z zasady kasowej to musi to robić przez cały okres trwania roku obrotowego. Prościej mówiąc dany przedsiębiorca nie może sobie pozwolić na zmianę metody jeśli trwa dany rok obrotowy. Nie może także korzystać naprzemiennie, I musi pozostać przy zasadzie kasowej do końca roku obrotowego.

zasada memoriałowa i kasowa

Różnice między metodą kasową a memoriałową

Różnice między tymi dwoma zagadnieniami wynikają z tego co zostało napisane powyżej. Jednak postaram się opisać je na pewnych przykładach, które pomogą lepiej zobrazować wszystkie różnice.

  • Dostarczyliśmy towar wraz z jego sprzedaniem w dniu 29 stycznia 2021 roku, natomiast faktura została wystawiona z początkiem lutego tego samego roku i została opłacona w styczniu tego samego roku. Jak więc mówi nam zasada memoriałowa, musimy dokonać zaindeksowanie przychodu w styczniu, natomiast podatek musimy opłacić w lutym. Informacje powinny pojawić się w księdze w 2021 roku. Natomiast jeśli mówimy tu o zasadzie kasowej to wprowadzenie informacji dotyczących wydatku muszą być w styczniu 2022 roku natomiast przychodu w lutym 2021 roku. Przez to robi nam się straszny bałagan, który niestety zaburza cały obraz naszej firmy dotyczący finansów tworząc przychód w roku 2022 a koszty w 2021 roku.
  • Drugim doskonałym przykładem jest sytuacja, w której twoje przedsiębiorstwo musi wykonać pewną usługę dla innego przedsiębiorstwa i trwa to dwa miesiące w grudniu 2021 i styczniu 2022. Otrzymujesz fakturę za wykonanie całości usługi, czyli za to, że wykonałeś zlecone zada nie i wystawiasz ją w lutym 2022 rok. Klient opłaca Ci ją dopiero za 3 miesiące tego samego roku, a ty zdążyłeś już zapłacić podatek od tego co wykonałeś. I tutaj zasada memoriałowa mówi o tym, że twoim obowiązkiem jest zaindeksowanie ją w grudniu 2021 roku. Należy pamiętać też o tym, że za jeden miesiąc wykonywania danych usług w poprzednim roku obrotowym trwało tylko jeden miesiąc. Ale już koszta należy zaindeksować dopiero w marcu 2022 roku. Jeśli chodzi o zasady kasowe to wpływy należy zaindeksować dopiero w kwietniu 2022 roku. I w tym wypadku twoja firma traci cały miesiąc przychodów z roku 2021.

Czy możemy sami wybrać sobie czy chcemy skorzystać z metody memoriałowej czy zasady kasowej?

Tak naprawdę, jeśli chodzi o wybór pomiędzy tymi dwoma metodami powinna decydować osoba, która prowadzi naszą księgowość. Jeśli prowadzona jest uproszczona księgowość, czyli inaczej mówiąc prowadzona jest księga przychodów i rozchodów oraz ewidencji przychodów, właściciel firmy bez problemu może sam zadecydować nad metodą rozliczenia. Inaczej mówiąc rachunkowość przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych nie muszą wprowadzać zasady kasowej do swojej księgowości. W takim przypadku mówi się, że dane przedsiębiorstwo korzysta z księgowości pełnej i musi korzystać z metody memoriałowej. Dodatkowo należy pamiętać o tym, że nie można dokonać zmiany między metodami, jeśli trwa rok obrotowy, jednocześnie nie możemy korzystać z tych dwóch metod naraz. Tak więc zasada kasowa idealnie sprawdzi się w prawie podatkowym natomiast zasada memoriałowa jest podstawą w rozliczeniu rachunkowości.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.